01
La información vive repartida
Un mismo trabajo, entre email, Excel, WhatsApp y dos herramientas más.
Información dispersaOperaciones más eficientes. Menos trabajo manual
Información dispersa → una operación conectada
Analizamos cómo trabajáis hoy, simplificamos el proceso, conectamos las herramientas que ya usáis y automatizamos lo repetitivo — con IA donde aporta valor y con pequeñas herramientas internas cuando hacen falta.
Desde que entra un trabajo hasta que se entrega y se factura, sin perseguir información.
Alcance cerrado · Implantación por fases · Sin sustituir lo que ya funciona
Email
Excel
WhatsApp
CRM
Servicios
23
Por facturar
11.890 €
Capacidad
80%
ServicioEstado
Servicio #2044 · Agente IA
Nuevo
Tarea creada: inspección inicial
MLServicio #2041 · M. López
Asignado
Servicio #2042 · Agente IA
En curso
ASServicio #2043 · A. Soto
Por asignar
Lo que pasa cada día
Cambia el sector. Los problemas de operación son los mismos
Ocho síntomas que aparecen en casi todas las operaciones que revisamos. Desliza y reconoce los tuyos.
01 / 08
02
Los mismos datos, dos veces
Alguien los copia de un sistema a otro, varias veces al día.
Doble captura03
Trabajos parados sin avisar
Esperan a alguien, y nadie se entera hasta que el cliente llama.
Sin visibilidad04
«¿En qué punto está esto?»
Los responsables lo preguntan constantemente, caso por caso.
Seguimiento manual05
Documentación que hay que perseguir
Al cliente, al técnico o a una carpeta compartida.
Documentos06
El informe semanal, a mano
Se monta copiando y pegando desde tres sitios. Cada semana.
Reporting07
Terminado no significa facturado
Trabajos que tardan semanas en llegar a facturación. Algunos no llegan.
Cobro08
Nadie sabe cuánta carga hay
Ni por persona, ni cuánto trabajo más se puede aceptar.
CapacidadNada de esto es culpa de nadie. Es lo normal cuando una empresa crece más rápido que sus herramientas. Pero cuesta tiempo, cuesta errores, y te hace depender de que nadie falte a la vez
Cómo cambia esto
El trabajo entra, avanza y se factura sin empujarlo a mano
Hoy
Email
Excel
WhatsApp
CRM
Hoy la operación vive repartida: las solicitudes entran por un sitio, el estado está en otro, los documentos en un tercero y la facturación depende de que alguien avise. Conectamos lo que ya usáis en vez de sustituirlo todo.
El trabajo administrativo y repetitivo deja de recaer en las personas.
Entras y ves, de un vistazo, qué necesita tu atención de verdad.
El trabajo avanza solo
Informe del viernesPendiente
Aviso de vencimientoPendiente
Caso de un clientePendiente
Registrar la solicitud, asignarla, actualizar el estado, reclamar el documento que falta, preparar el informe, marcar el trabajo como facturable — deja de depender de que alguien se acuerde.
Las decisiones siguen siendo vuestras. Lo que cambia es que nadie tiene que perseguir información para tomarlas.
Más allá de un solo expediente
El mismo criterio, aplicado a cómo se mueve tu negocio
Cuatro ejemplos de los que más vemos. La misma lógica sirve para ventas, personas, agenda o normativa.
Hoy
Entra por email, WhatsApp o formulario
Alguien lo lee y decide qué es
Se persigue a mano hasta el cierre
Tu operación optimizada
Entrada única, clasificada al llegar
El expediente avanza solo de fase
Se factura sin ir detrás del dato
Hoy
Banco conciliado a mano
Caja calculada a ojo
Cierre contrarreloj antes del plazo
Tu operación optimizada
Banco, contabilidad y cobros conectados
El cruce se hace solo
Solo revisas lo que no cuadra
Hoy
El pago se autoriza por confianza
Pedido, albarán y factura sin cruzar
El descuadre aparece después
Tu operación optimizada
Los tres documentos se cruzan solos
Si algo no cuadra, el pago se frena
Se revisa antes de que salga el dinero
Hoy
Cada máquina se apunta donde se puede
El mantenimiento depende de la memoria
El aviso llega tarde
Tu operación optimizada
Una ficha por activo, siempre al día
Alertas ligadas al calendario real
ITV y revisiones avisan con margen
Estos cuatro son los que más vemos, no una lista cerrada. El criterio es siempre el mismo: miramos cómo circula el trabajo hoy, quitamos los pasos manuales y dejamos que avance solo.
Te decimos si merece la pena automatizarlo antes de proponerte nada.
01 / 04
Capacidades operativas
Empieza donde más duele
Amplía cuando el resultado esté demostrado
Ilustrativo
Entrada y clasificación — lo que llega se registra y se clasifica solo
Trabajos y expedientes — cada trabajo con su estado siempre al día
Asignación y capacidad — se reparte según la carga real del equipo
Seguimiento y alertas — avisa antes de que algo se atasque
Gestión documental — se reclama, se clasifica y se guarda en su sitio
Reporting operativo — el informe está hecho sin montarlo a mano
Cierre y facturación — lo terminado llega solo a facturar
Según alcance
Desde 5.000 €
Servicio transversal a cualquier nivel:
Otra forma de empezar
¿Prefieres empezar tú?
Todo lo de arriba lo hacemos con personas. modo es nuestro agente de autoservicio: hace el mismo análisis que haría un consultor —os pregunta cómo trabajáis, detecta dónde se pierde el tiempo y propone cómo simplificarlo— y después construye la aplicación dentro de vuestro Google Workspace. Sin reuniones y sin esperar a que haya hueco en la agenda.
Conocer modoEmpieza gratis. Solo pagas si la propuesta te convence.
| Con personas | Autoservicio · modo | |
|---|---|---|
| Qué hace | Automatiza tareas, conecta las herramientas que ya usáis y construye herramientas nuevas | Solo lo último: analiza un proceso y construye su aplicación |
| Dónde vive | Sobre vuestros sistemas actuales, sean los que sean | Dentro de vuestro Google Workspace |
| Se conecta con | Vuestro programa de facturación, CRM, banco, lo que haga falta | Nada fuera de Workspace |
| Quién lo hace | Agustín, trabajando con vuestro equipo | La IA de Rocapia, con el mismo método |
| Cuándo | Agenda, sesiones, fases | Hoy mismo |
| Desde | 5.000 € | Empieza gratis |
Un caso concreto
Peritaciones: gestión de expedientes de principio a fin
El sector es lo de menos. El problema operativo es el mismo en cualquier pyme de servicios: entra un trabajo, hay que clasificarlo, asignarlo, seguirlo, documentarlo, cerrarlo y facturarlo. Cambia el vocabulario —expediente, caso, proyecto, encargo, parte de trabajo— y la misma lógica sirve para un despacho de abogados con plazos procesales, una asesoría con vencimientos fiscales, una agencia con entregables, una ingeniería o una empresa de mantenimiento con técnicos en campo.
Email
Excel
Chat
Carpeta
Cálculo manual
Servicios abiertos
24
8%Facturación pendiente
2.460 €
12%Vencimientos (7 días)
3
1Distribución de carga
MLMarta López92%
JRJavier Ruiz68%
ASAna Soto40%
Actividad automática
Email recibido y datos extraídoshace 25 min
IA
Expediente creadohace 20 min
Automatización
Perito sugerido según especialidad y cargahace 14 min
IA
Aviso de vencimiento programadohace 9 min
Automatización
Informe resumido para revisiónhace 5 min
IA
Servicio marcado como pendiente de facturarhace 2 min
Automatización
Seguir un expediente
Simula cómo un expediente nuevo avanza automáticamente.
1
Email
2
Expediente
3
Asignado
4
En curso
5
Facturable
M. López · #2041
Asignado
22 jul
J. Ruiz · #2042
En curso
24 jul
A. Soto · #2043
Por asignar
25 jul
P. Cano · #2045
MLMarta López
Ocupado
JRJavier Ruiz
Disponible
ASAna Soto
Disponible
PCPablo Cano
Ocupado
Terminados
18
5Pendientes de validar
4
2Pendientes de facturar
2
1Honorarios por profesional
Marta López1.240 €
Javier Ruiz860 €
Ana Soto410 €
Pablo Cano950 €
El método Rocapia
Sin proyectos eternos. Sin adivinar qué necesitas
Cinco pasos, siempre los mismos. Empiezan por entender cómo trabajáis hoy y terminan midiendo qué ha cambiado.
1
Entendemos cómo trabajáis
Nos sentamos con quien hace el trabajo y seguimos un proceso real de principio a fin.
Mapa del proceso
2
Detectamos dónde se pierde tiempo
Marcamos los puntos donde se copia, se espera, se pregunta o se rehace.
Puntos de fuga
3
Simplificamos el proceso
Quitamos pasos que no aportan antes de automatizar nada. Automatizar un proceso malo solo lo hace más rápido.
Alcance cerrado
4
Automatizamos lo repetitivo
Conectamos las herramientas que ya usáis, automatizamos las tareas manuales y añadimos IA donde aporta valor.
Primera versión en marcha
5
Medimos el impacto
Comparamos con el punto de partida: horas recuperadas, plazos y trabajos que ya no se atascan.
Medición y evolución
Agustín Losada Pérez
Fundador · Rocapia
Quién soy
Vengo de la consultoría. Trabajo dentro de vuestra operación
He visto la misma operativa en decenas de empresas de sectores muy distintos: mismo Excel, mismo WhatsApp, los mismos datos copiados de un sitio a otro... y las mismas horas perdidas. Por eso creé Rocapia — para aplicar esa experiencia de forma directa: procesos más ágiles, costes más bajos y tiempo libre para centrarte en hacer crecer tu negocio, o simplemente en tus hobbies y en estar con tu familia.
Más de siete años mejorando procesos y operaciones en Minsait, EY y KPMG me enseñaron a evitar los proyectos eternos. Soy emprendedor por carácter, marido y padre por vocación — la misma curiosidad que me lleva a aprender cada día es la que pongo al servicio de cada proyecto. Trabajarás directamente conmigo, desde el análisis hasta la puesta en marcha.
Análisis directo
Alcance cerrado
Implantación por fases
Acompañamiento real
Preguntas antes de empezar
No. La especialización de Rocapia es operativa, no sectorial: entrada de trabajo, expedientes, asignación, seguimiento, documentación, reporting y facturación. Ese circuito se repite en asesorías, despachos, ingenierías, agencias, servicios técnicos o mantenimiento, aunque cada uno lo llame de otra forma.
No necesariamente. La prioridad es aprovechar lo que ya funciona y conectar o complementar las herramientas existentes.
No siempre. Usamos IA donde resuelve algo que una automatización normal no resuelve — leer documentos, clasificar solicitudes, resumir información o detectar anomalías. Donde basta una regla, usamos una regla.
Nuestros servicios están pensados para empresas que necesitan más control que un Excel, sin la complejidad ni el coste de un ERP completo.
Una automatización concreta puede completarse en una o dos semanas. Una herramienta interna depende del alcance y suele desarrollarse por fases.
Sí. Es la forma recomendada: escoger un proceso concreto, medir el resultado y ampliar después.
Empezamos siempre por lo más pequeño posible. Si el resultado no compensa, no hay compromiso de continuar.
Rocapia puede encargarse de la monitorización, el soporte y la evolución mediante un servicio mensual.
La titularidad, licencias, infraestructura y tratamiento de datos se definen de forma transparente antes de empezar.
Los datos son siempre vuestros. Si en algún momento lo dejáis, se define de antemano cómo se exportan y se entregan por completo.
Enséñanos el proceso que hoy os frena
En una primera conversación revisamos cómo funciona hoy vuestra operación, cuánto trabajo manual podría desaparecer y si merece la pena arreglarlo ahora.
30 minutos · Sin compromiso · Una primera valoración concreta
¿Prefieres empezar por los números?